Si no te pagan una factura con retención de IRPF: qué hacer

Si emites una factura con retención de IRPF y el cliente no la paga, la retención no ha existido todavía. Lo que sí puede estar ya en marcha son el IVA y el IRPF de esa factura, que Hacienda trata como si la hubieras cobrado.

Este artículo explica qué ocurre con cada impuesto y qué pasos puedes dar. No sustituye a tu gestoría: cada caso tiene matices.

Qué pasa con la retención

La AEAT indica que, con carácter general, la obligación de retener nace cuando el cliente satisface o abona la renta. Si no paga, no te retiene nada ni ingresa nada en Hacienda a tu nombre.

Eso tiene una consecuencia práctica: en el modelo 130 solo puedes restar las retenciones que te han practicado. De una factura sin pagar no hay ninguna. Cuando el cliente pague, retendrá en ese momento y ahí sí contará.

Otra situación distinta es que el cliente sí te pague con retención y después no la ingrese en Hacienda. La explicamos en el apartado siguiente.

Si te pagan con retención y el cliente no la ingresa en Hacienda

La obligación de ingresar la retención es del cliente, que actúa como retenedor, no tuya. Tú solo recibes el pago con la retención descontada.

La Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V1790-11, aborda un caso parecido: un arrendador al que el inquilino retuvo el 19 % y nunca lo ingresó. Su criterio es que el perceptor incluye el ingreso íntegro y resta la retención practicada, haya sido ingresada o no por el retenedor. Se apoya en el artículo 99.5 de la Ley del IRPF: si la retención no se practicó, o se practicó por menos de lo debido, por causa imputable al retenedor, el perceptor resta de la cuota la cantidad que debió retenerse.

Esa consulta trata un alquiler, no una factura profesional, y data de hace años, así que confirma con tu gestoría que el criterio sigue vigente en tu caso. En la práctica, lo que importa es poder demostrarlo. La justificación puede hacerse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, según el artículo 106 de la Ley General Tributaria. Conserva la factura con la retención, el justificante del pago neto y la comunicación con el cliente.

Una consecuencia práctica: si el cliente no declara la retención, es probable que no te aparezca en tus datos fiscales y tengas que reclamarla tú en la Renta, con esas pruebas.

Qué pasa con el IVA

El IVA de un servicio se devenga cuando lo prestas, no cuando lo cobras. Según la AEAT, en las prestaciones de servicios solo depende del cobro cuando hay anticipos. Por eso el IVA de la factura va en tu modelo 303 del trimestre en que prestaste el servicio, aunque el cliente no haya pagado. Puedes repasar los plazos en nuestra guía de impuestos del 3T.

Puedes recuperar ese IVA si la deuda se convierte en incobrable, con estas condiciones de la AEAT:

• Ha pasado un año desde el devengo sin cobrar. Si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 euros, el plazo es de seis meses.
• Has reclamado el cobro por vía judicial, con requerimiento notarial o con cualquier medio que acredite fehacientemente la reclamación.
• El cliente es empresario o profesional, o la base de la factura, sin IVA, supera los 50 euros.
• El crédito no es con una persona o entidad vinculada, ni tiene garantía real o afianzada (en la parte garantizada), ni el cliente está establecido fuera del territorio de aplicación del IVA.

Si estás en el régimen especial del criterio de caja, el plazo se entiende cumplido el 31 de diciembre del año siguiente a la operación. Pregunta a tu gestoría si lo estás.

Después tienes que emitir una factura rectificativa dentro de los seis meses siguientes a ese plazo y comunicarlo a la AEAT por la sede electrónica en el plazo de un mes desde la rectificativa. La AEAT ofrece una calculadora de plazos en su sede.

Qué pasa con el IRPF

En estimación directa, los ingresos se imputan al periodo en que se devengan, con independencia de la fecha de cobro. Así lo recoge la AEAT. Salvo que hayas optado por el criterio de cobros y pagos, la factura cuenta como ingreso en tu modelo 130 y en tu Renta aunque no la hayas cobrado.

Si el cobro no llega, puedes deducir la pérdida como gasto cuando, en el devengo del IRPF (normalmente el 31 de diciembre), se dé alguna de estas circunstancias:

• Han pasado seis meses desde el vencimiento de la obligación.
• El deudor está en concurso.
• La deuda está reclamada judicialmente.

No se pueden deducir los créditos con entidades vinculadas ni con entidades de derecho público (salvo que haya un procedimiento judicial o arbitral), ni las estimaciones globales de riesgo de impago.

Cómo reclamar paso a paso

1. Escribe al cliente con la factura y la fecha de vencimiento. Muchas veces es un descuido.
2. Si no responde, haz una reclamación que deje constancia, como un requerimiento notarial. La AEAT exige este tipo de prueba para recuperar el IVA, y también te sirve para lo demás.
3. Recuerda que la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija un plazo de pago de treinta días si no se pactó otro, y reconoce al acreedor una cantidad fija de 40 euros además de los intereses de demora.
4. Si sigue sin pagar, puedes acudir al procedimiento monitorio. La Sede Judicial Electrónica indica que la solicitud inicial se puede presentar sin abogado ni procurador y que las personas físicas están exentas de tasas. Si el deudor se opone y la deuda supera los 2.000 euros, sí se exigen.
5. Anota las fechas de cada paso. Te servirán para los plazos de IVA y de IRPF.

Cómo te afecta

• Adelantas dinero: pagas IVA y un pago fraccionado de IRPF sobre una factura que no has cobrado.
• La retención no te sirve de nada hasta que se produzca el pago.
• Recuperar el IVA y deducir la pérdida lleva meses y exige haber reclamado.
• Reclamar tiene un coste en tiempo y, a veces, en dinero. Decide con tu gestoría si compensa.

Para evitar sorpresas, conviene vigilar los vencimientos de tus facturas. En Kontaro puedes ver qué facturas están pendientes de cobro o vencidas. Si estás aprendiendo a facturar con retención, aquí tienes la guía de factura con retención de IRPF.