Factura rectificativa: cuándo hay que hacerla y cómo

Una factura emitida con un error no se borra ni se vuelve a hacer: se corrige con una factura rectificativa, que es una factura nueva que identifica la anterior y expresa el cambio. Se hace cuando la original incumple algún requisito obligatorio o cuando las cuotas de IVA se calcularon mal, y no puede pasar más de cuatro años desde el devengo del impuesto.

Todo sale del artículo 15 del Reglamento de facturación, el Real Decreto 1619/2012. Esta guía es general y tu gestoría puede decirte cómo se aplica a tu caso.

Cuándo hay que emitirla

El Reglamento y la AEAT dan tres supuestos:

1. La factura original no cumple alguno de los requisitos que fijan los artículos 6 o 7 del Reglamento, por ejemplo un NIF mal puesto o una dirección que falta.
2. Las cuotas de IVA repercutidas se determinaron de forma incorrecta, por ejemplo con un tipo equivocado.
3. Se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible: devolución de envases, descuentos, resolución de la operación, cambios de precio o impago.

Si el error no afecta a ninguno de esos puntos, el Reglamento no obliga a rectificar.

Una excepción: las devoluciones

Si la modificación viene de una devolución de mercancías o envases, y vas a hacer otro suministro al mismo cliente, no hace falta rectificativa. Puedes restar lo devuelto en la factura del suministro posterior, siempre que todas las operaciones lleven el mismo tipo de IVA.

Qué datos lleva

Según la AEAT, una factura rectificativa tiene que incluir:

• Que es rectificativa y la descripción de la causa.
• Los datos identificativos de la factura que corriges: número, serie y fecha.
• La rectificación efectuada.
• Los requisitos obligatorios de cualquier factura, los mismos que repasamos en la guía de cómo hacer una factura y sus requisitos legales.

La base imponible, el tipo y la cuota se pueden expresar de dos formas. Una es solo por el importe de la rectificación, con signo positivo o negativo. La otra es tal como quedan tras corregir, indicando también el importe de la rectificación.

Las rectificativas se numeran en una serie específica, separada de las facturas normales. Si tu programa permite series, crea una para ellas antes de necesitarla.

Una factura o varias

Puedes rectificar varias facturas en un único documento, siempre que las identifiques todas. En los descuentos por volumen y en otros casos que autorice la AEAT, basta con indicar el periodo al que se refieren.

La AEAT también puede autorizar otros procedimientos de rectificación si lo justifica la práctica del sector, previa solicitud.

Plazo

Hay que emitirla en cuanto tengas constancia de que se dan las circunstancias. El límite es de cuatro años desde el devengo del impuesto o desde que se den las circunstancias del artículo 80.

En el caso de un cliente que no paga, el plazo para modificar la base imponible es otro y está sujeto a condiciones. Lo explicamos en la guía de qué hacer si no te pagan una factura con retención, con la fuente de la AEAT.

Cuándo no procede rectificar

La AEAT señala que no se pueden rectificar las cuotas repercutidas en algunos supuestos. Uno es cuando la rectificación no responde a las causas del artículo 80, supone subir las cuotas y el destinatario no es empresario ni profesional. Otro, algunos casos de fraude detectado por la Administración.

Si una factura sustituye a una factura simplificada anterior que ya cumplía el artículo 7.1, esa nueva factura tampoco se considera rectificativa.

Qué hacer ahora

1. Localiza la factura y anota su número, serie y fecha.
2. Identifica la causa: un requisito que falta, una cuota mal calculada o un cambio posterior en el precio.
3. Emite la rectificativa en su serie, con la causa y los datos de la original.
4. Envíala al cliente, que también la necesita para su contabilidad y su IVA.
5. Si trabajas con gestoría, avísala para que anote el cambio en el trimestre que corresponda.

Para llevar todo esto con orden, mira el programa de facturación para autónomos de Kontaro.