Cómo hacer una factura paso a paso: requisitos legales en España

Una factura válida en España lleva número, fecha de expedición, tus datos y los del cliente, la descripción de lo que cobras, la base imponible, el tipo de IVA y la cuota. Si el cliente es un empresario o profesional, debes emitirla antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Y guardarla, como mínimo, durante el plazo de prescripción de cuatro años.

Todo sale del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Lo que sigue es una guía general: tu gestoría puede decirte cómo se aplica a tu actividad concreta.

Cuándo tienes que hacer factura

El artículo 2 del Reglamento obliga a empresarios y profesionales a expedir factura y copia por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios que realizan. Es obligatorio siempre que el cliente sea otro empresario o profesional que actúe como tal.

Hay excepciones en el artículo 3, entre ellas algunas operaciones exentas y ciertos servicios financieros y de seguros. Si dudas de si tu operación entra en una, consúltalo antes de dejar de facturar.

Qué datos lleva una factura completa

El artículo 6.1 enumera el contenido. Los datos básicos son estos:

1. Número y, si usas series, la serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa.
2. Fecha de expedición.
3. Nombre y apellidos, o razón social, tuyos y del cliente.
4. Tu NIF y el del cliente (el del cliente es obligatorio en los casos que fija el propio artículo, por ejemplo cuando él es el sujeto pasivo del impuesto o en entregas exentas a otro Estado miembro).
5. Domicilio tuyo y del cliente.
6. Descripción de las operaciones, con el precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén ya incluidos en ese precio.
7. Tipo o tipos de IVA aplicados.
8. Cuota de IVA, indicada por separado.
9. Fecha en que se realizó la operación, si es distinta de la de expedición.
10. Si la operación está exenta, la referencia a la norma que lo permite o la indicación de que está exenta.

El mismo artículo añade menciones para casos concretos, como «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja». Si tu operación cae en uno de ellos, la factura debe incluirlas.

Cómo hacerla paso a paso

1. Decide la serie y el número. Si es tu primera factura del año, empieza por el 1 de tu serie y sigue sin saltos.
2. Rellena tus datos y los del cliente tal como figuran en su documento fiscal.
3. Describe el servicio o producto con precio sin IVA.
4. Aplica el tipo de IVA que corresponda a la operación y calcula la cuota en una línea aparte.
5. Si tu actividad es profesional y el cliente retiene, añade la retención. Tienes el detalle en factura con retención de IRPF.
6. Fecha la factura y anota la fecha de la operación si no coincide.
7. Envíala al cliente y guarda la copia.

Un ejemplo: diseñas una web por 800 euros sin IVA para otra empresa. Base 800 €, IVA al 21 % (168 €), total 968 €, y la retención de IRPF si corresponde.

Factura simplificada: cuándo basta

El artículo 4 permite sustituir la factura completa por una simplificada cuando su importe no supera 400 euros con IVA incluido, o cuando hay que emitir una rectificativa. Hasta 3.000 euros con IVA incluido se admite en operaciones concretas que enumera el artículo, como ventas al por menor, restauración, transporte de personas o aparcamiento.

No se puede usar en algunas operaciones, como las entregas intracomunitarias. Y si tu cliente es un empresario que necesita deducirse el IVA, puede pedirte los datos que la simplificada no lleva: en ese caso conviene emitir la completa.

Plazo para emitirla

Según el artículo 11, la regla general es expedirla en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, el plazo llega hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el impuesto.

Para operaciones de enero, por ejemplo, hablamos del 16 de febrero como límite si el cliente es una empresa.

Cuánto tiempo guardarla

El artículo 19 del Reglamento te obliga a conservar las facturas recibidas y las copias de las que expides durante el plazo que marca la Ley General Tributaria. La AEAT lo resume así: se conservan durante el plazo de prescripción, que con carácter general es de 4 años. Hay casos con plazos mayores, como las cuotas de IVA que se regularizan en varios años.

Puedes guardarlas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice que el contenido no se ha modificado (artículo 8 del Reglamento).

Qué está cambiando con la factura electrónica

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y modifica este mismo Reglamento. Según la AEAT, la obligación se aplica 12 meses después para quienes superaron los 8 millones de euros de volumen de operaciones el año natural anterior, y 24 meses después para el resto. Esos plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que prevé el real decreto, no desde la fecha del BOE.

Hasta que llegue tu fecha, sigue valiendo todo lo anterior. Consulta la nota de la AEAT enlazada en las fuentes para ver el calendario al día.

Sobre Verifactu, mira nuestro artículo sobre el último aplazamiento y la página de Verifactu.

Qué vigilar

• Que el número sea correlativo y no haya huecos sin explicar.
• Que el IVA y la retención aparezcan en líneas separadas.
• Que los datos del cliente sean correctos: un error de NIF te obliga a rectificar.
• Que guardas la copia, sea en papel o archivo.

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