Sí, puedes seguir facturando con Excel o Word. Según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria, el reglamento de Verifactu no te afecta si usas la hoja de cálculo o el procesador de texto solo para introducir los datos de la factura, expedirla e imprimirla, o conservar la información. La frontera está en lo que hace el archivo con esos datos.
Si lo único que haces es rellenar una plantilla y guardar el PDF, estás dentro. Si el archivo calcula libros registro o contabilidad, ya no.
Cuándo no te afecta
La AEAT distingue dos situaciones en las que no se aplica el reglamento:
- Facturas hechas a mano, con talonario o escribiendo sobre él a mano o a máquina.
- Hojas de cálculo y procesadores de texto usados exclusivamente para introducir datos, expedir e imprimir facturas o conservar la información de facturación.
La propia AEAT pone un ejemplo: un Excel que genera listados simples de facturas emitidas, aunque lleve sumatorios u otras reglas de cálculo, no queda afectado.
Cuándo tu Excel pasa a ser un sistema de facturación
Según esas mismas preguntas, la herramienta se considera un sistema informático de facturación (SIF) cuando además procesa la información para generar los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad u otros resultados con los que cumples voluntariamente tus obligaciones tributarias. El ejemplo que cita la AEAT es una macro programada para generar el libro registro de facturas expedidas.
En ese caso tu hoja de cálculo tiene que cumplir los requisitos del reglamento. La Agencia Tributaria avisa además de que puede comprobar si una hoja de cálculo o un procesador de texto cumple los criterios de SIF, atendiendo a lo que hace el archivo.
No mezclar facturación manual y con programa
Con carácter general, la AEAT indica que no puede convivir la facturación con un SIF y la facturación manual. Antes de empezar a emitir con un programa que sea SIF, pregunta a tu gestoría cómo queda el resto de tus facturas. La excepción que menciona es la facturación a la Administración con el programa gratuito MiFacturae.
Qué pasa si tu gestoría factura por ti
Si tú haces las facturas a mano y solo pasas los datos a tu asesor, a ti no te afecta el reglamento. Si es tu asesor quien las emite con un programa de facturación, el reglamento le obliga a él. Aun así, delegar no te libera de tu responsabilidad como obligado a expedir facturas, según la AEAT. Conviene que habléis de quién emite qué y con qué programa.
Qué fechas valen hoy
El calendario vigente es el del Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: 1 de enero de 2027 para quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, autónomos incluidos.
El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda comunicó una previsión de ampliación de ese plazo, que la sede de la AEAT recoge como previsión. Mientras no se publique en el BOE, no lo tomes como definitivo. Tienes el detalle en nuestro artículo sobre el aplazamiento de Verifactu.
No confundas Verifactu con la factura electrónica
Verifactu va sobre cómo registra tu programa cada factura. La factura electrónica obligatoria entre empresas va sobre el formato en que se intercambian. Es otra obligación, con su propio calendario, que desarrolla el Real Decreto 238/2026. El calendario al día está en la nota de la AEAT.
Qué hacer si hoy facturas con Excel o Word
- Revisa qué hace tu archivo. Si solo rellena datos, calcula totales e imprime, estás en el caso que la AEAT deja fuera.
- Si tiene macros que generan libros registro o contabilidad, trátalo como un programa de facturación y pregunta a tu gestoría.
- Anota qué plazo te toca (1 de julio de 2027 para la mayoría de autónomos, mientras no cambie la norma) y decide con tiempo si seguirás con el sistema actual.
- Si prefieres no depender de una hoja de cálculo, la AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación, o puedes usar un programa del mercado.
Con Kontaro puedes emitir y registrar tus facturas en un solo sitio. Verifactu está implementado y disponible bajo solicitud, no activado por defecto, y las facturas en Facturae (XML) se generan bajo demanda. Kontaro no presenta impuestos; eso lo hace tu gestoría o tú mismo. Para el resumen siempre al día, consulta la guía de Verifactu y cómo hacer una factura paso a paso.
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