Presupuestos y facturas: diferencias y cómo pasar de uno a otra

Presupuestos y facturas: diferencias y cómo pasar de uno a otra

El presupuesto es la oferta que envías antes de trabajar y la factura es el documento fiscal que emites cuando la operación se realiza. El presupuesto, una vez aceptado, te vincula con el cliente. La factura es la que Hacienda exige y la que genera IVA e IRPF. Lo que ahorra tiempo y errores es que la factura salga del propio presupuesto aceptado, con los mismos datos y sin volver a teclearlos. Eso es lo que hacemos en Kontaro: el presupuesto se convierte en factura dentro del mismo programa, con el historial del cliente a mano.

En esta guía verás qué lleva cada documento, cuándo se emite cada uno, cómo facturar servicios profesionales y cómo hacer el paso de presupuesto a factura de forma ordenada.

En resumen

• Presupuesto: propuesta de precio previa al servicio. No tiene efectos fiscales, pero si el cliente lo acepta documenta el acuerdo.
• Factura: justificante obligatorio de una operación realizada. Debe llevar numeración correlativa, datos de ambas partes, base imponible, IVA y, si procede, retención de IRPF.
• Plazo: si tu cliente es empresa o profesional, la factura se expide antes del día 16 del mes siguiente al devengo. Si es un particular, en el momento de la operación.
• Del presupuesto a la factura: copia datos, conceptos e importes del presupuesto aceptado, ajusta lo que haya cambiado y conserva la referencia entre ambos documentos.
• Novedad: los sistemas de facturación deberán cumplir Verifactu en 2027, así que conviene trabajar ya con un programa preparado.

Tabla de contenidos

• Diferencia entre presupuesto y factura
• Qué debe llevar un presupuesto
• Cómo facturar servicios profesionales
• Cómo convertir un presupuesto en factura paso a paso
• Qué cambia con Verifactu
• Qué debe tener un software de presupuestos y facturas
• Nuestra visión
• Pasar de presupuesto a factura con Kontaro
• Preguntas frecuentes
• Fuentes

Diferencia entre presupuesto y factura

Un presupuesto es una oferta comercial: describes qué vas a hacer, cuánto cuesta y en qué condiciones. Una factura documenta que la operación ya se ha realizado y deja constancia de los impuestos que genera. Según una guía sobre presupuesto y factura, el presupuesto tiene efectos contractuales si se acepta, pero ningún efecto fiscal, mientras que la factura se rige por el Real Decreto 1619/2012.

Ese real decreto es el Reglamento de obligaciones de facturación, la norma que fija qué debe llevar una factura y cuándo expedirla. El presupuesto no tiene un reglamento equivalente: su contenido depende del acuerdo y, en ciertos sectores, de normas de consumo.

Factura o presupuesto: cuál necesitas en cada momento

La pregunta práctica es en qué fase estás:

1. El cliente pregunta cuánto cuesta: presupuesto.
2. El cliente acepta y empiezas: el presupuesto aceptado es tu referencia del acuerdo. Si cobras una entrega a cuenta, ese cobro ya exige factura.
3. Terminas el servicio o un hito: factura.
4. Hay un error o un descuento posterior: factura rectificativa, nunca modificar la original.

Un aviso que conviene tener presente: cobrar sin factura es una infracción tributaria. Según la misma guía, la sanción es del 1 % del importe no facturado, más el IVA no repercutido e intereses. Un presupuesto aceptado no sustituye a la factura de cada cobro.

Existe también la factura proforma, que la guía de la UC3M para autónomos describe como la documentación de la oferta comercial previa a cerrar la venta. Cumple una función parecida a la del presupuesto, no es una factura definitiva.

Qué debe llevar un presupuesto

No hay un modelo oficial único, pero un presupuesto útil evita discusiones después. Para servicios a consumidores, el Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030 indica, a propósito de las reformas, que el cliente debe recibir información clara sobre la identidad del profesional, las características principales del trabajo, el precio total con impuestos o la forma de calcularlo y las condiciones de pago y ejecución. Esa lista sirve de guía para casi cualquier servicio:

• Tus datos (nombre o razón social, NIF, domicilio) y los del cliente.
• Número y fecha del presupuesto.
• Descripción concreta de los servicios, sin conceptos vagos como “trabajos varios”.
• Precio por concepto, base imponible, IVA aplicable y total.
• Condiciones de pago y plazos de entrega o ejecución.
• Validez del presupuesto.

Cuánto tiempo es válido un presupuesto

No existe un plazo de validez obligatorio para todos los presupuestos: lo fija quien lo emite, según esta guía sobre validez de presupuestos, que añade que algunos sectores de servicios a consumidores tienen normas estatales o autonómicas propias. Lo más práctico es indicar una fecha concreta de caducidad, por ejemplo 30 días desde la emisión. Así proteges tu precio frente a cambios de costes y animas al cliente a decidir.

Cómo facturar servicios profesionales

Si trabajas por proyectos, consultoría, diseño, formación o cualquier servicio, tu factura debe cumplir los requisitos del reglamento. La guía de la UC3M resume lo que debe incluir:

1. Tus datos: nombre completo, domicilio y NIF.
2. Numeración correlativa y fecha de expedición.
3. Datos del destinatario.
4. Concepto del servicio.
5. Base imponible.
6. IVA aplicado.
7. Retención de IRPF, que en la mayoría de los casos es del 15 %, cuando facturas a empresas o profesionales.
8. Total: base imponible, menos la retención, más el IVA.

Un ejemplo con números

Imagina que un diseñador presupuesta un proyecto de identidad visual por 1.000 € más IVA, y el cliente es una empresa. La factura quedaría así:

El cliente ingresa 1.060 € y los 150 € de retención los ingresa en Hacienda a tu cuenta. Si dudas con los tipos de IVA, la calculadora de IVA te permite añadirlo o quitarlo del importe. Para un repaso completo de requisitos tienes la guía de cómo hacer una factura paso a paso.

Plazo para emitir la factura

Según la Agencia Tributaria, la factura se expide en el momento de la operación si el destinatario no es empresario o profesional. Si lo es, debe expedirse y remitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo. Con un servicio entregado el 20 de marzo a una empresa, tienes hasta el 15 de abril. Emitirla pronto, además, adelanta el cobro.

Cómo convertir un presupuesto en factura paso a paso

El objetivo es que la factura herede los datos del presupuesto sin que los copies a mano. Cada copia manual es una oportunidad para cambiar un importe, un NIF o un concepto, y el cliente lo notará al revisar.

1. Confirma que el presupuesto está aceptado

Guarda la aceptación: un correo, una firma o una respuesta escrita. Marca el presupuesto como aceptado y anota la fecha. Es tu prueba de lo pactado si el cliente discute después un importe.

2. Decide qué se factura ahora

Hay tres casos habituales:

• Pago único al terminar: una factura por el total.
• Pago por hitos o a cuenta: una factura por cada cobro, con el importe parcial y la referencia al presupuesto.
• Servicio recurrente: una factura por periodo, con el mismo concepto cada mes.

En los dos últimos casos, cada cobro es una operación que exige su propia factura. Conviene que el presupuesto ya recoja el calendario de pagos para que no haya sorpresas.

3. Traslada los datos y revisa las diferencias

Traslada cliente, conceptos, precios e impuestos. Después compara con lo realmente hecho: si el servicio se ha ampliado o recortado, la factura refleja la realidad, no el presupuesto. Si hubo trabajo extra, añádelo como concepto separado para que el cliente vea de dónde viene la diferencia.

4. Comprueba los datos fiscales

Antes de emitir, verifica NIF y domicilio fiscal del cliente, tipo de IVA y retención de IRPF. Son los datos que más rectificativas provocan.

5. Asigna la numeración correlativa

La factura recibe el siguiente número de su serie, sin saltos. El presupuesto tiene su propia numeración, distinta, para no mezclar series.

6. Conserva la trazabilidad

Guarda la referencia al presupuesto de origen en la factura o en la ficha del cliente. Así, ante una consulta o una revisión, puedes enseñar la cadena completa: oferta, aceptación, factura y cobro.

7. Envía y haz seguimiento del cobro

Envía la factura en el formato que use el cliente y anota el vencimiento. Un recordatorio puntual evita que una factura emitida a tiempo se cobre tarde.

Dónde falla este proceso con Word o Excel

Con plantillas sueltas, cada paso depende de ti: buscar el presupuesto, copiar datos, comprobar la numeración y archivar. Con un programa, el presupuesto convertible en factura mantiene los datos, el cliente y el historial en el mismo sitio. Si trabajas aún con plantillas, el análisis de facturar con Excel o Word y Verifactu explica qué cambia con la nueva normativa.

Qué cambia con Verifactu

El Real Decreto 1007/2023 aprueba el reglamento que fija los requisitos de los sistemas informáticos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de los registros de facturación. Tras la prórroga aprobada por el Real Decreto-ley 15/2025, según esta síntesis normativa, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben adaptar sus sistemas antes del 1 de enero de 2027 y el resto, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027. Las facturas emitidas con esos sistemas deberán incluir un código QR.

En la práctica, significa que el programa con el que facturas debe cumplir ciertos requisitos técnicos. Kontaro genera factura electrónica en formato Facturae y ofrece el cumplimiento de Verifactu bajo solicitud. Las fechas y los casos están explicados en nuestra página sobre Verifactu para autónomos.

Qué debe tener un software de presupuestos y facturas

Si vas a elegir programa, estas son las funciones que importan a un autónomo que quiere centralizar su gestión:

• Emitir facturas completas, simplificadas y rectificativas, además de presupuestos.
• Convertir un presupuesto en factura sin volver a escribir los datos.
• Controlar la numeración correlativa y las series.
• Registrar gastos y clasificar tickets.
• Mantener fichas de clientes con datos fiscales e historial.
• Organizar la información de IVA e IRPF para los modelos trimestrales.
• Informar con claridad sobre su adaptación a Verifactu.

Es el conjunto de criterios que recoge una comparativa de programas de facturación para autónomos, que además recomienda revisar cómo informa el proveedor sobre Verifactu.

Nuestra visión

Un autónomo no pierde tiempo por no saber facturar, lo pierde porque presupuestos, facturas, gastos y datos de clientes viven en sitios distintos. Cada vez que hay que buscar un presupuesto para copiarlo a una factura, hay una oportunidad de error y unos minutos que no se facturan.

Por eso en Kontaro reunimos en un solo lugar facturas, presupuestos, gastos, clientes y documentación. El presupuesto se convierte en factura, el cliente guarda sus datos fiscales y su historial, y la gestoría puede trabajar sobre el mismo material mediante un portal compartido.

Desarrollamos funcionalidades a partir de las necesidades reales que nos cuentan los usuarios, y seguimos mejorando con sus sugerencias y casos concretos. Creemos que el orden en la facturación se consigue con herramientas pensadas para el día a día de quien trabaja por cuenta propia.

Info

Pasar de presupuesto a factura con Kontaro

Si quieres que el paso del presupuesto a la factura sea un clic y no un trabajo de copiar y pegar, Kontaro reúne facturas, presupuestos convertibles en factura, gastos con extracción de datos por IA, clientes con datos fiscales y partes de trabajo. Los planes publicados son Starter, a 4,99 € al mes, Pro, a 11,99 € al mes, y Ultra, a 99,99 € al mes. Puedes ver el detalle en la página de precios.

Si eres gestoría, el portal compartido y la gestión documental te permiten trabajar con tus clientes sobre la misma documentación.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer un presupuesto antes de facturar?

No, con carácter general. El presupuesto es una práctica comercial que protege a ambas partes, pero la factura sí es obligatoria por la operación realizada. Algunos sectores de servicios a consumidores tienen normas propias sobre el presupuesto previo, así que conviene revisar las de tu actividad y tu comunidad autónoma.

¿Puedo cambiar importes al convertir el presupuesto en factura?

Sí. La factura debe reflejar lo realmente prestado y cobrado, no necesariamente el presupuesto. Si el trabajo cambió, ajusta los conceptos y deja constancia de la diferencia. Si ya emitiste la factura y hay un error, se corrige con una factura rectificativa.

¿Cuándo debo emitir la factura de un servicio?

Si tu cliente no es empresario ni profesional, en el momento de la operación. Si lo es, antes del día 16 del mes siguiente al devengo, según la Agencia Tributaria. Con pagos a cuenta, cada cobro exige su factura.

¿Qué diferencia hay entre factura proforma y presupuesto?

Ambas documentan una oferta previa al cierre de la venta y ninguna es una factura definitiva. La proforma se usa a menudo cuando el cliente necesita un documento con formato de factura para tramitar un pago o una gestión interna. Después, cuando se presta el servicio, se emite la factura real.

Fuentes

• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE)
• Real Decreto 1007/2023, reglamento de sistemas informáticos de facturación (BOE)
• Plazo de expedición y envío de facturas (Agencia Tributaria)
• Breve guía básica de facturación para el autónomo (UC3M)
• Qué debe incluir un presupuesto de reforma en el hogar (Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030)
• Validez de un presupuesto: qué plazo poner
• Presupuesto vs factura: diferencias legales
• Obligaciones de facturación (Iberley)
• Mejores programas de facturación para autónomos

Recomendaciones

• Factura simplificada: qué es, requisitos y cuándo usarla
• Cómo hacer una factura paso a paso: requisitos legales en España
• Factura rectificativa: cuándo hay que hacerla y cómo
• Cómo automatizar la facturación siendo autónomo