Gastos deducibles de los autónomos: qué puedes deducir y cómo
Un gasto es deducible si está vinculado a tu actividad, lo puedes justificar y lo has registrado en tus libros. Si cumples esas tres condiciones, reduce tu rendimiento neto en el IRPF y, en muchos casos, te deja recuperar el IVA soportado. El problema rara vez es saber qué se puede deducir: es tener cada factura, ticket y cuota en su sitio cuando llega el trimestre. En Kontaro centralizamos facturas, gastos y documentos justo para eso.
En resumen
- Un gasto deducible debe ser propio de la actividad, estar justificado (normalmente con factura) y estar anotado en el libro-registro o la contabilidad.
- IRPF e IVA no funcionan igual: un gasto puede reducir tu renta y no permitir deducir el IVA, como un móvil de uso mixto.
- Hay límites concretos: 30 % de los suministros si trabajas desde casa, 26,67 o 53,34 euros diarios de manutención en España y 500 euros al año por persona en seguros de salud.
- Los 2.000 euros de “otros gastos” no son automáticos: son un máximo del 5 % para gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada.
- Conservar y ordenar los justificantes todo el año evita errores y prisas al presentar impuestos.
Tabla de contenidos
- Qué hace deducible un gasto
- Gastos habituales que puedes deducir
- Trabajar desde casa: el 30 % de los suministros
- Vehículo y desplazamientos
- Comidas y manutención
- Seguros y atenciones a clientes
- Qué no es deducible
- Los 2.000 euros de otros gastos
- Cómo justificar y registrar cada gasto
- Nuestra visión
- Ordena tus gastos con Kontaro
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué hace deducible un gasto
La Agencia Tributaria exige tres controles acumulativos en estimación directa:
- Vinculación con la actividad. El gasto es propio de tu negocio y está correlacionado con los ingresos que obtienes.
- Justificación. Tienes un documento que lo acredita, en general la factura.
- Registro. Está anotado en la contabilidad o en los libros-registro obligatorios.
Pagar algo no basta, y tener una factura suelta tampoco. La propia Agencia indica que la factura es el medio prioritario de justificación, pero que, si la Administración cuestiona fundadamente la operación, no prueba por sí sola que fuera real. Por eso conviene poder acompañarla de contrato, presupuesto, correos o cualquier prueba de que el servicio se prestó.
IRPF e IVA: dos deducciones distintas
En el IRPF, el gasto se resta de tus ingresos para calcular el rendimiento neto, y tributas por la diferencia. En el IVA, lo que deduces es el impuesto que te repercutieron al comprar. Para esto último la Agencia Tributaria pide, entre otros requisitos, ser empresario o profesional, afectar el bien a la actividad, tener factura válida registrada en el libro de facturas recibidas y ejercer el derecho en los cuatro años siguientes al devengo.
Ejemplo: compras un ordenador de 1.000 euros más IVA y lo usas a la vez para trabajar y para uso personal. En IRPF puedes amortizar la parte que corresponda a la actividad; en IVA, según el Manual de la Agencia Tributaria, un bien corriente de uso simultáneamente profesional y privado no permite deducir el IVA en ninguna medida. Si necesitas calcular importes con o sin IVA, tienes la calculadora de IVA.
Gastos habituales que puedes deducir
El Manual de la Agencia Tributaria recoge como gastos habituales los suministros, consumos, personal, reparaciones y conservación, arrendamientos y amortizaciones, siempre que estén justificados, registrados y sean necesarios para obtener ingresos. En la práctica, las categorías que más usan autónomos y freelancers son estas:
| Categoría | Ejemplos | Qué vigilar |
|---|---|---|
| Local o coworking | Alquiler, cuota de espacio compartido | Contrato y facturas a tu nombre |
| Suministros | Luz, agua, internet, teléfono del local | Proporción afecta si es tu vivienda |
| Material y herramientas | Material de oficina, herramientas, consumibles | Uso exclusivo en la actividad |
| Software y suscripciones | Programas, licencias, servicios online | Factura con tus datos fiscales |
| Servicios profesionales | Gestoría, abogados, diseño | Factura con IVA y retención si procede |
| Reparaciones | Mantenimiento de equipos y local | Que no sean mejoras amortizables |
| Seguros | Responsabilidad civil, salud | Límites por persona en salud |
| Seguridad Social | Tu cuota de autónomo | Es gasto del titular |
| Personal | Sueldos y cotizaciones de empleados | Nóminas y contratos |
La cuota propia de la Seguridad Social figura expresamente como gasto del titular. Si quieres una lista más detallada por categorías, la tienes en nuestra guía de gastos deducibles.
Equipos informáticos y amortización
Lo que dura varios años, como un ordenador o un programa, no se deduce de golpe: se amortiza. En estimación directa simplificada la amortización es lineal, y para equipos informáticos y programas la tabla fija un coeficiente máximo del 26 % y un periodo máximo de 10 años. Con un portátil de 1.000 euros, el máximo anual sería 260 euros.
Trabajar desde casa: el 30 % de los suministros
Si destinas parte de tu vivienda habitual a la actividad, los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) se deducen aplicando el 30 % a la proporción entre metros cuadrados afectos y superficie total, salvo que pruebes un porcentaje distinto.
Ejemplo con números:
- Vivienda de 100 m², con 10 m² dedicados al despacho: proporción del 10 %.
- Facturas anuales de suministros: 1.200 euros.
- Gasto deducible: 1.200 × 10 % × 30 % = 36 euros.
Es una cifra modesta, y por eso importa documentarla bien: la superficie afecta y las facturas deben poder acreditarse. Tienes más detalle en nuestro artículo sobre gastos de teletrabajo.
Vehículo y desplazamientos
Los vehículos tienen reglas propias. A efectos de IVA, la Agencia Tributaria fija una presunción general de afectación del 50 %, que puedes probar que es mayor. La presunción llega al 100 % para determinados vehículos, como los mixtos para transporte de mercancías, transporte de viajeros, autoescuelas, representantes o agentes comerciales y vigilancia.
Para quien compra un eléctrico: la Agencia informó de que, desde 2024, ciertos vehículos eléctricos nuevos y puntos de recarga puestos en funcionamiento en 2024 o 2025 pueden acogerse a libertad de amortización si cumplen el resto de requisitos legales. Revisa en la web de la Agencia la norma vigente para la fecha de tu compra.
Comidas y manutención
La manutención propia es deducible si cumples todas estas condiciones, según el apartado de gastos del titular de la actividad:
- Se produce durante el ejercicio de la actividad.
- Ocurre en restauración u hostelería.
- Se paga por medios electrónicos.
- Respeta los límites diarios.
| Destino | Sin pernoctar | Pernoctando |
|---|---|---|
| España | 26,67 € | 53,34 € |
| Extranjero | 48,08 € | 91,35 € |
Los importes se aplican cuando comes en un municipio distinto de tu lugar de trabajo habitual y de tu residencia. Conserva los justificantes durante el plazo máximo de prescripción.
Seguros y atenciones a clientes
Las primas de seguro de enfermedad del autónomo, su cónyuge e hijos convivientes menores de 25 años tienen un límite de 500 euros por persona y año, que sube a 1.500 euros para personas con discapacidad.
Los regalos y atenciones a clientes o proveedores están limitados al 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo, y deben estar correlacionados con la actividad y justificados. Si facturas 30.000 euros, el tope sería 300 euros.
Qué no es deducible
- Gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico y otros conceptos que la norma excluye expresamente, según la lista de gastos fiscalmente no deducibles.
- Gastos personales sin relación con la actividad.
- El IVA de bienes corrientes de uso mixto, como vimos arriba.
- Cualquier gasto sin justificante o sin registrar.
Los 2.000 euros de otros gastos
En estimación directa simplificada se aplica un 5 % conjuntamente a las provisiones deducibles y los gastos de difícil justificación, con un máximo anual de 2.000 euros. No es una cantidad que se reste sin más y no se aplica si optas por la reducción por el ejercicio de determinadas actividades económicas. Pregunta a tu gestor si te conviene en tu caso.
Cómo justificar y registrar cada gasto
Una rutina sencilla evita la mayoría de problemas:
- Pide factura con tus datos fiscales, no solo ticket. Si solo tienes ticket, repasa qué validez tiene un ticket de compra.
- Guarda el justificante el mismo día, en digital.
- Anota el gasto en tu libro-registro con fecha, importe, IVA y concepto.
- Acompaña las operaciones dudosas con contrato, presupuesto o correos.
- Conserva todo durante el plazo de prescripción.
- Revisa cada trimestre que lo registrado cuadra con lo que vas a declarar.
Aquí es donde Kontaro te quita trabajo: puedes registrar gastos con extracción de datos por IA, mantener la gestión documental en un solo lugar y tener la fiscalidad trimestral organizada. Si trabajas con gestoría, el portal compartido evita el intercambio de correos y carpetas. Para emitir tus propias facturas correctamente, repasa cómo hacer una factura paso a paso.
Nuestra visión
Casi todos los errores con los gastos deducibles nacen de lo mismo: la información está dispersa. Un ticket en la cartera, una factura en el correo, otra en una carpeta del móvil. Cuando llega el trimestre, falta algo o no se sabe a qué actividad pertenece.
Por eso desarrollamos Kontaro como un único sitio donde viven facturas, presupuestos, gastos, clientes y documentos. Registrar cada gasto en el momento, con sus datos extraídos por IA, convierte la deducción en un hábito y no en una tarea de fin de trimestre.
Además, construimos funcionalidades a partir de lo que nos piden autónomos y gestorías. Si tu forma de trabajar necesita algo concreto, queremos oírlo.
Info
Ordena tus gastos con Kontaro
Kontaro es un programa de facturación para autónomos en España que reúne facturas, presupuestos, gastos con extracción de datos por IA, clientes y documentos. Los planes son Starter, a 4,99 € al mes, Pro, a 11,99 € al mes, y Ultra, a 99,99 € al mes, y puedes verlos en la página de precios. Si quieres ver cómo encaja en tu día a día, conoce nuestro programa de facturación para autónomos.
Preguntas frecuentes
¿Qué gastos puede deducir un autónomo en España?
Los propios de su actividad, justificados y registrados: alquiler o coworking, suministros, material, software, servicios profesionales, seguros, reparaciones, amortizaciones y su cuota de Seguridad Social. Cada uno tiene sus condiciones y algunos, límites.
¿Puedo deducir el IVA de todo lo que deduzco en el IRPF?
No. Para el IVA, el bien o servicio debe estar afecto a la actividad y tener factura válida registrada. Un bien corriente de uso mixto, como un móvil personal y profesional, no permite deducir IVA.
¿Qué son los 2.000 euros de otros gastos deducibles?
Es el máximo anual del 5 % aplicable a provisiones y gastos de difícil justificación en estimación directa simplificada. No es una cantidad automática ni se aplica en todos los casos.
¿Basta con un ticket para deducir un gasto?
La factura es el medio prioritario de justificación. Un ticket puede servir en ciertos casos, pero conviene pedir factura con tus datos fiscales para evitar discusiones.
¿Cuánto tiempo debo guardar los justificantes?
La Agencia Tributaria pide conservar, por ejemplo, los justificantes de manutención durante el plazo máximo de prescripción. Lo prudente es guardar todos los justificantes con ese mismo criterio.
Fuentes
- Agencia Tributaria: requisitos para considerar un gasto deducible
- Agencia Tributaria: requisitos para deducir el IVA
- Agencia Tributaria: IVA en bienes de uso profesional y privado
- Agencia Tributaria: cálculo del rendimiento neto
- Agencia Tributaria: gastos del titular de la actividad
- Agencia Tributaria: amortizaciones y provisiones en estimación directa simplificada
- Agencia Tributaria: qué me puedo deducir en IVA
- Agencia Tributaria: novedades en rendimientos de actividades económicas
- Agencia Tributaria: primas de seguros
- Agencia Tributaria: gastos fiscalmente no deducibles
Recomendaciones
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