Facturas pendientes de cobro: cómo controlarlas y reclamarlas
Una factura pendiente de cobro es la que has emitido y todavía no te han pagado. No es lo mismo que una factura impagada: puede estar pendiente y dentro de plazo. Para cobrar con orden conviene saber cuándo vence cada factura, qué dice la ley sobre los plazos y qué pasos dar, de más amable a más firme, si el cliente no paga.
En esta guía te explicamos la diferencia entre pendiente, vencida e impagada, los plazos legales entre empresas y autónomos, cómo llevar un control sencillo y cómo reclamar sin estropear la relación con el cliente.
En resumen
- Pendiente es todo lo que no has cobrado; vencida es la parte cuyo plazo de pago ya ha llegado. Solo la vencida da derecho a reclamar.
- Si no pactaste otra cosa, la ley fija un plazo de pago de 30 días naturales, ampliable por acuerdo hasta un máximo de 60.
- Tras el vencimiento puedes reclamar intereses de demora y 40 € por costes de cobro, sin requerimiento previo.
- Reclama de menos a más: primero un contacto cordial, luego un recordatorio por escrito y, si no hay respuesta, la vía formal.
- Desde 2025, antes de demandar en el ámbito civil hay que intentar una solución extrajudicial (MASC) y poder acreditarlo.
Tabla de contenidos
- Qué es una factura pendiente de cobro y en qué se diferencia de una vencida o impagada
- Qué plazo de pago se aplica entre empresas y autónomos
- Qué comprobar antes de reclamar
- Cómo llevar un registro ordenado de lo que te deben
- Cómo reclamar paso a paso, de menos a más
- Intereses de demora y 40 € de costes de cobro
- Qué hacer si los recordatorios no funcionan
- Nuestro punto de vista sobre cobrar con orden
- Ordena tu facturación con Kontaro
- Cómo evitar que las facturas se queden pendientes
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué es una factura pendiente de cobro y en qué se diferencia de una vencida o impagada
Tres términos que se mezclan a menudo, pero significan cosas distintas:
- Pendiente de cobro: el saldo que todavía no has recibido, haya llegado o no la fecha de pago. Como explica esta guía sobre seguimiento de cobros, una factura puede estar pendiente sin presentar retraso.
- Vencida: la parte cuyo plazo de pago ya ha llegado sin que se haya satisfecho.
- Impagada: la factura vencida que el cliente no paga tras tus recordatorios, o que directamente rechaza pagar.
Un ejemplo: emites una factura el 1 de marzo con pago a 30 días. El 15 de marzo está pendiente, pero no vencida. El cliente es deudor desde la emisión, aunque, según CosmoDCA, no es moroso hasta que vence el plazo y no paga. En operaciones entre empresas y autónomos, la mora es automática desde el día siguiente al vencimiento.
Esta distinción tiene consecuencias prácticas. Reclamar una factura que aún no ha vencido te deja sin base legal y puede tensar la relación con el cliente. Y dejar pasar una vencida sin moverte reduce tus opciones de cobro.
Qué plazo de pago se aplica entre empresas y autónomos
La Ley 3/2004 de morosidad establece que, si el contrato no fija fecha o plazo de pago, este será de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio. Las partes pueden ampliarlo por pacto, pero nunca por encima de 60 días naturales. Además, según Ofidem, son nulas las cláusulas o prácticas manifiestamente abusivas.
| Situación | Plazo de pago |
|---|---|
| Sin pacto en contrato o presupuesto | 30 días naturales desde la entrega o el servicio |
| Con pacto entre las partes | Hasta 60 días naturales como máximo |
| Pacto superior a 60 días | No válido con carácter general |
La realidad se aleja de la norma. Según el Observatorio de Morosidad de CEPYME, el Período Medio de Pago en España fue de 80,5 días de media en 2025, un 34% por encima del máximo legal de 60 días. Cobrar tarde es habitual, y por eso conviene tener claro desde el principio cuándo vence cada factura.
Deja el plazo por escrito
La forma más sencilla de evitar discusiones es indicar en el presupuesto y en la factura la fecha de vencimiento, la forma de pago y los datos bancarios. Si el plazo consta en un documento que el cliente aceptó, no hay nada que interpretar. Si necesitas repasar qué debe llevar una factura, tienes los requisitos legales paso a paso.
Qué comprobar antes de reclamar
Antes de escribir al cliente, revisa tu propia parte. Según C&F Abogados, conviene verificar estos puntos:
- Que el servicio o producto se entregó de verdad.
- Que la factura corresponde a una operación real y el importe es correcto.
- Que la factura está bien emitida y el cliente la recibió.
- Que el vencimiento ya se ha producido.
- Que no hay una reclamación o incidencia abierta.
- Que las condiciones de pago son las pactadas.
Guarda también toda la documentación relacionada: contrato, presupuesto, pedido, factura, albarán, justificantes de entrega, correos y mensajes. Si luego hay que acudir a un abogado o a un mediador, será tu prueba.
Si detectas un error en la factura, no insistas con la misma: puede que necesites emitir una corrección. Aquí explicamos cuándo hay que hacer una factura rectificativa y cómo.
Separa las incidencias del estado de cobro
Si el cliente discute una parte del trabajo, no marques toda la factura como impagada. Anota la incidencia aparte y mantén el estado de cobro de lo que sí está aceptado. Así, como recoge esta guía, evitas asumir que una discrepancia anula la deuda o tratar como moroso a quien solo plantea una duda.
Cómo llevar un registro ordenado de lo que te deben
No hace falta un sistema complicado. Lo importante es que cada factura tenga siempre los mismos datos y que los revises con una rutina fija. Un registro útil incluye:
- Número de factura y cliente.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento.
- Importe total y, si procede, retención de IRPF.
- Estado: pendiente, vencida, cobrada parcialmente, cobrada.
- Fecha real de cobro.
- Gestiones realizadas: llamadas, correos, respuestas.
Muchos autónomos empiezan con una hoja de cálculo que registra vencimiento, importe, estado y fecha real de cobro, como la de esta plantilla de cobros y pagos. Funciona mientras tengas pocas facturas. Cuando crece el volumen, el problema deja de ser la hoja y pasa a ser la dispersión: facturas en una carpeta, presupuestos en otra, correos en otro sitio.
Una rutina semanal de diez minutos
- Lunes: revisa las facturas que vencen esta semana y avisa de forma amable a los clientes que suelen retrasarse.
- Después de cada vencimiento: pasa la factura a vencida y anota la fecha del primer contacto.
- Fin de mes: suma lo pendiente y lo vencido. Con ese dato sabes cuánto dinero esperas y cuánto reservar para impuestos.
Si además tus facturas llevan retención, puede interesarte saber qué hacer si no te pagan una factura con retención de IRPF.
Cómo reclamar paso a paso, de menos a más
La reclamación funciona mejor cuando empieza cordial y sube de tono solo si no hay respuesta. Cesce recomienda empezar por un contacto personal o telefónico para confirmar que los datos de la factura son correctos. Y Cash on Time señala que reclamar demasiado pronto puede dañar la relación, pero que empezar pronto aumenta las posibilidades de cobro. El equilibrio está en esperar al vencimiento y actuar enseguida después.
1. Contacto cordial
Llama o escribe un día o dos después del vencimiento. Pregunta si recibieron la factura y si hay algún problema. Muchas veces la causa es un olvido o una factura que se quedó en la bandeja de otra persona.
Un mensaje que funciona:
Hola, Marta. Te escribo por la factura 2026-045, con vencimiento el día 10. No veo el pago en mi cuenta. ¿Puedes confirmarme si te llegó y cuándo estará abonada? Te la vuelvo a adjuntar por comodidad. Gracias.
2. Recordatorio por escrito
Si no responden en unos días, envía un correo con la factura adjunta, el importe, la fecha de vencimiento y la forma de pago. Fija un plazo razonable para regularizar, por ejemplo siete días. Conserva el correo.
3. Requerimiento formal
Si sigue sin haber pago, envía un requerimiento que deje constancia de la recepción: burofax o correo certificado. Incluye la deuda, el plazo final y la mención a los intereses y costes de cobro que corresponden por ley.
4. Vía extrajudicial y judicial
Si el requerimiento no funciona, entran en juego la mediación o negociación previa y, después, la demanda. Lo vemos en el siguiente apartado.
Intereses de demora y 40 € de costes de cobro
Cuando el cliente paga tarde, entra en mora automáticamente. Según Ofidem, si no se pactó otro tipo se aplica el interés legal, que resulta de sumar 8 puntos al tipo del BCE, y además una cantidad fija de 40 € por costes de cobro.
Según Firmia, los intereses se devengan desde el día siguiente al vencimiento y los 40 € desde la mora, sin requerimiento previo. Puedes incluir ambos en tu reclamación.
El tipo se revisa cada semestre. En el segundo semestre de 2026 es del 10,40% anual, con el BCE al 2,40% más 8 puntos, según EuroCompta. Esa misma fuente indica que, si tus costes reales de recobro (por ejemplo, honorarios legales) superan los 40 €, puedes reclamar el exceso acreditándolos con documentos.
Un cálculo orientativo para una factura de 1.500 € pagada con 60 días de retraso, al 10,40% anual:
- Intereses: 1.500 € × 10,40% × 60 / 365 ≈ 25,64 €.
- Costes de cobro: 40 €.
Es una cifra modesta, pero suficiente para que muchos clientes prefieran pagar a tiempo cuando la ven reflejada en un requerimiento. Comprueba el tipo vigente en cada semestre antes de calcularlo.
Qué hacer si los recordatorios no funcionan
Intentar un MASC antes de demandar
Desde 2025, según Pymes y Autónomos, antes de presentar una demanda judicial es obligatorio intentar una solución extrajudicial mediante un MASC (medio adecuado de solución de controversias) y acreditarlo de forma fehaciente. La LO 1/2025 lo establece como requisito de procedibilidad para que la demanda civil sea admisible, aunque prevé excepciones. Por eso, tus burofaxes, correos y propuestas de acuerdo no son un trámite: son la prueba de que lo intentaste.
Si la cuantía es relevante o hay dudas sobre si se aplica alguna excepción, consulta con un abogado o con tu gestoría antes de dar el paso.
No dejes pasar el tiempo
Las deudas prescriben. El artículo 1964.2 del Código Civil fija un plazo general de 5 años para las acciones personales sin plazo especial, y el artículo 1967 establece 3 años para honorarios de profesionales y deudas con comerciantes por sus ventas. Según el tipo de deuda puede aplicarse uno u otro, así que no esperes años a ver qué pasa: cuanto antes actúes, más fácil es cobrar y más fresca está la documentación.
Nuestro punto de vista sobre cobrar con orden
Vemos cada semana el mismo patrón: el problema de muchos autónomos no es que sus clientes no paguen, sino que no saben con exactitud qué les deben, desde cuándo y qué han hecho ya para cobrarlo. La información está repartida entre una hoja de cálculo, el correo, una carpeta de PDF y la memoria.
Por eso diseñamos Kontaro para que facturas, presupuestos, gastos y clientes con sus datos fiscales e historial estén en un único sitio. Cuando tienes el presupuesto aceptado, la factura emitida y el historial del cliente a mano, reclamar es mucho más sencillo: sabes qué se pactó, qué se entregó y qué se facturó.
Creemos que cobrar bien empieza antes de emitir la factura. Un presupuesto claro que se convierte en factura, datos fiscales correctos y vencimientos visibles reducen buena parte de las discusiones. Y seguimos desarrollando funcionalidades a partir de lo que nos piden los propios autónomos y gestorías.
Info
Ordena tu facturación con Kontaro
Si quieres dejar de perseguir datos entre carpetas, Kontaro es un programa de facturación pensado para autónomos en España. Permite crear facturas y presupuestos, convertir un presupuesto en factura, guardar clientes con sus datos fiscales e historial, y centralizar la documentación y la fiscalidad trimestral.
Los planes mensuales publicados en la página de precios son Starter a 4,99 € al mes, Pro a 11,99 € al mes y Ultra a 99,99 € al mes. Y si trabajas con una gestoría, también tenemos gestión documental para gestorías y asesorías para compartir la documentación sin intercambiar correos.
Cómo evitar que las facturas se queden pendientes
La mejor reclamación es la que no hace falta. Estas costumbres reducen mucho el riesgo:
- Presupuesto aceptado por escrito, con alcance, precio y condiciones de pago.
- Factura emitida en cuanto termina el trabajo o en la fecha pactada, no semanas después.
- Vencimiento visible en el documento y forma de pago clara.
- Pago parcial o anticipo en trabajos largos o de importe alto.
- Datos fiscales del cliente verificados antes de emitir.
- Revisión periódica de lo pendiente, con una rutina fija.
Lo anterior también te ayuda con los impuestos. Una factura emitida y no cobrada sigue contando en tu liquidación según las normas fiscales que te correspondan, así que conviene hablar con tu gestoría sobre cómo te afecta cada caso. Para calcular cuánto te queda tras impuestos, puedes usar nuestra calculadora de IVA, IRPF y cuota de autónomos. Y para el control de lo que gastas, tienes la plantilla gratuita de gastos.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura pendiente de pago?
Es una factura emitida de la que todavía no has recibido el importe, total o parcialmente. Puede estar dentro de plazo o ya vencida. Solo cuando vence y no se paga puedes hablar de retraso y reclamar intereses.
¿Cómo reclamar una factura educadamente?
Empieza con una llamada o un mensaje breve, un día o dos después del vencimiento, preguntando si recibieron la factura y si hay alguna incidencia. Adjúntala de nuevo, indica el importe y la fecha, y propone una fecha de pago. Si no hay respuesta, sube el tono poco a poco y por escrito.
¿Cuándo puedo cobrar intereses de demora?
Desde el día siguiente al vencimiento, sin requerimiento previo, si la operación es entre empresas o autónomos y no pactaste otro tipo. El tipo legal es el del BCE más 8 puntos y se revisa cada semestre. A ello se suman 40 € por costes de cobro.
¿Tengo que intentar una mediación antes de demandar?
Con carácter general, sí: desde 2025 hay que intentar un MASC antes de la demanda civil y poder acreditarlo, con algunas excepciones. Guarda burofaxes, correos y propuestas de acuerdo, y consulta con un abogado si tienes dudas sobre tu caso.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura?
Depende del tipo de deuda. El Código Civil fija con carácter general 5 años para las acciones personales sin plazo especial y 3 años para honorarios profesionales y ventas de comerciantes. Lo más sensato es reclamar cuanto antes, sin esperar a que se acerque el límite.
Fuentes
- Seguimiento de facturas pendientes de cobro, Financial Magazine
- Moroso: significado, definición legal y plazos de mora, CosmoDCA
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, texto consolidado, BOE
- La Ley de Morosidad en 2026, Ofidem
- Observatorio de Morosidad, segundo semestre 2025, CEPYME
- Cliente no paga una factura: qué hacer para reclamar, C&F Abogados
- Cobros y pagos Excel, plantilla gratis, Excel Finanzas
- Cómo reclamar una factura impagada, Cesce
- Vencimiento de facturas, Cash on Time
- Reclamar factura impagada siendo autónomo, Firmia
- Cálculo de intereses de demora en España, EuroCompta
- Muchos autónomos dejan de reclamar facturas impagadas, Pymes y Autónomos
- ¿En qué casos se debe acudir a un MASC antes de demandar?, Lexneutral
- La deuda prescrita: plazos de prescripción, Legia
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